Esta es la recomendación de Peter Bregman, consejero delegado de Bregman Partners, consultora estratégica que asesora a los equipos directivos de importantes empresas sobre temas de liderazgo y motivación en el trabajo; colabora además con la Harvard Business Review donde publica una de las columnas más seguidas de la revista.
Cansado de perder el tiempo en interminables reuniones de trabajo realizó un experimento consigo mismo, reduciendo todas sus actividades a la mitad de tiempo, lo que le llevó a comprobar que los resultados eran igual de satisfactorios que antes, porque aumentaba la capacidad de concentración y la rapidez en la toma de decisiones.
Peter Bregman nos anima a que le imitemos, a que acortemos las reuniones de una hora a 30 minutos, aunque sí nos recomienda estos tres pasos como guía para aumentar la capacidad de esos 30 minutos:
- Leer lo que haga falta con antelación y pedir a los demás que lo hagan también. Decidir qué es importa y qué se puede obviar. Hacernos la pregunta más importante: ¿qué resultado quiere conseguir?
- Escoger el objetivo que tendrá el mayor impacto, y dedicar los 30 minutos a ese tema, problema u oportunidad. Empezar las reuniones en hora, sin contemplaciones para los que lleguen tarde, y ser atrevidos y disciplinados a la hora de mantener la conversación encauzada. Ignorar cualquier cosa que sea menos importante. Tomar decisiones rápidamente, incluso si no son perfectas. Conseguir avances en un solo asunto es mucho más útil que tocar muchos temas y no avanzar en ninguno.
- El inicio de una buena reunión no es la propia reunión. Es lo que sucede después de ella. Reservar al menos los últimos cinco minutos para resumir lo que se ha aprendido, articular lo que ha sido valioso, comprometerse a las acciones que se tomarán a raíz de la reunión y determinar cómo se evaluará el éxito de los siguientes pasos.
Además de estos tres pasos que nos ofrece como guía Peter Bregman nos hace otra serie de recomendaciones:
- Es importante saber cómo ir «ir al punto más importante rápidamente» y tener el valor de hacerlo si aspiramos a sacar el máximo partido a nuestro tiempo.
- Ser atrevido y estar dispuesto a interrumpir a cualquiera de los asistentes a la reunión, de forma meditada y con el objetivo de avanzar hacia lo más importante, obviando las cosas que no lo sean.
- Estar totalmente presente, sin multitareas, sin el envío de mensajes por debajo de la mesa, sin distracciones. Consiguiendo así la ventaja de estar totalmente concentrado en el tema.
Ahora bien, si nos animamos a seguir su ejemplo debemos ser conscientes de que tendrá un coste: aunque resulta estimulante, estar tan concentrado de forma constante requiere mucha energía, incluso durante periodos cortos de tiempo.
